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Publicado 26 diciembre, 2014 by Jorge Aguayo en Noticias
 
 

Cómo obtener mejores resultados con tus proveedores, siendo justo y cuidadoso al comprar.

Negociacion restaurante
Foto: http://ciclog.blogspot.mx/2010/07/negociar-una-habilidad-que-se-aprende.html

He sido invitado a colaborar para impulsar un proyecto que me pareció fabuloso, se trata de “The Venture”, un concurso que cuenta con un fondo de un millón de dólares (USD $1′,000,000) para apoyar a esos emprendedores que principalmente buscan lograr un cambio positivo para la sociedad. El proyecto es patrocinado por Chivas Regal.

Empecé como comprador hace 18 años adquiriendo películas y videojuegos para cadenas como Blockbuster, Gamerush, y después Gamers. Ahora lo hago para mi propio emprendimiento, una cadena de joyería mexicana en plata y bisutería llamada “Prata Joyería Mexicana“. En esta ocasión les voy a compartir mis mejores prácticas para sacar el mayor provecho de sus proveedores y que, al mismo tiempo, ellos sientan que también tomaron una excelente decisión trabajando contigo.

Dentro de mi experiencia en el “Retail” (consumo al por menor) he tenido la oportunidad de conocer las prácticas leoninas que ejercen algunas compañías grandes, donde procuran sacar el mejor provecho de sus proveedores sin importar el bienestar de los mismos. En mi opinión, es una clara falta de experiencia de parte del comprador, porque algún día el proveedor dejará de querer o poder vender y el comprador tendrá la tarea de conseguir a alguien más con quien negociar, y ese alguien más podría ser una opción menos interesante para el mercado y para la empresa en cuestión.

Resulta una mejor opción, desde mi punto de vista, mantener los mismos proveedores bajo una buena relación comprador-vendedor, en donde ambas partes se sientan beneficiadas y procurando para los dos un campo de desarrollo interesante y de mejora continua.

Les comparto a continuación los puntos que en mi caso han sido de gran utilidad para mantener relaciones duraderas, y en los mejores términos, sobre todo a mediano y largo plazo, con sus proveedores:

– Contar con un proceso formal de de compra, tratando de evitar que existan irregularidades o “segundas negociaciones”

Cuando no seas tú el que compra, hay que tener procesos de autorización de compra para tu comprador, Ya que se pudieran estar buscando otros “beneficios” diferentes al tuyo. Que no importe en caso que sea la persona de tu mayor confianza, siempre deben de existir al menos 2 niveles de autorización de compra y ver al menos 3 opciones cuando esto sea posible.

A lo largo de mi carrera, en más de una ocasión pude ver cómo es que compradores corruptos dan entrada a proveedores a cambio de “comisiones” que no les correspondían, y claro, a cambio de esa comisión aumenta el precio de compra que paga la misma compañía. Es indispensable contar con un proceso de adquisición de proveedores adecuado; asegurarnos que los compradores adquieran los conocimientos socioeconómicos indispensables y desarrollar proceso formal de auditoría sobre las compras, sin importar el tamaño que tenga tu negocio. Si el presupuesto de tu emprendimiento no permite este tipo de controles, tú mismo deberás ser el responsable, hasta que pueda ser posible un proceso de compra.

– Nunca omitir que los acuerdos son por escrito.

La claridad es la mejor arma para mantener una negociación a flote, contar con contratos ayuda a robustecer el negocio, tus compras son parte de esa “piedra angular” en el negocio, las mejores empresas solo pueden contar con los mejores proveedores, y todo eso requiere formalización.

En un inicio, si no se puede hacer un contrato, con una hoja de acuerdos firmada por ambas partes puede ser suficiente; donde vengan los términos, derechos y obligaciones de cada una de las partes. Sugiero que tomen en cuenta y también redacten qué es lo que debe suceder en caso de que alguna de las partes decida abandonar la relación antes de lo acordado; es mejor acordar términos de una ruptura por las buenas, antes de que suceda algún problema o situación inesperada y se tenga que solucionar “en las males” eso siempre dejará un mal sabor de boca para ambas partes de la negociación.

Ejemplo:
Alguna vez en la compañía intentamos introducir una nueva categoría de venta de un producto “novedoso”, las ventas estuvieron al 20% de lo esperado los primeros 6 meses, y para nosotros eso no era negocio. después de otro periodo de tiempo decidimos liquidar esa categoría.

El problema que tuvimos es que en un principio no se habló exactamente lo que debería de suceder al momento de cerrar la categoría y cómo se iba a dividir ese gasto incurrido. Si devolver la mercancía desde 100 puntos de venta y asumir costos de manejo o liquidarla en el punto de venta y sacrificar margen. En cualquiera de los dos casos iba a terminar el negocio con pérdida para la compañía en esa categoría a pesar de las ventas que se tuvieron.

Por otro lado el proveedor no quería perder la cuenta y argumentaba que debíamos de esperar más tiempo a que repuntaran las ventas, todo esto no se pensó en un principio y tuvimos que sentarnos en la mesa ya con un proveedor con expectativas diferentes a las nuestras, el resultado fue que ambas partes dividimos el gasto de cerrar la compañía y se deterioró una relación con un proveedor, al menos por un tiempo.

Mi recomendación siempre es contar con contratos bien formalizados y sobre todo apoyado por un experto en la materia.

– Coloca en la mesa de negociación objetivos de compra a mediano plazo.

Cuando somos capaces de dar cierta seguridad de compra al proveedor, pueden existir algunas concesiones por parte de ellos.

Para lograrlo, existen diferentes mecanismos. Los que más me han funcionado han sido los siguientes:

1. Precio de compra por volumen. Si te comprometes a determinado volumen en determinado tiempo, el precio puede quedar fijo y un poco más bajo.
2. Bono de compra o “rebate” por su nombre en inglés. Cuando existe una bonificación de dinero al alcanzar cierto volumen de compra.
3. Porcentaje de devolución aceptable. Si te comprometes a una cantidad importante de compra para diferentes productos, es posible que se reduzca tu efectividad en la mezcla de la compra, es por esto que es aceptable manejar un porcentaje de la compra que se pueda manejar por “rotación”; es decir; regresar el producto menos desplazado a cambio del que si se vende.
Cuando compraba videojuegos, hacia compras de títulos de “catálogo”, es decir los que ya tienen cierto tiempo en el mercado. Me comprometía a una cantidad importante de compra a cambio de poder devolver algunos juegos que no se vendieron, para después ser reemplazados con los videojuegos que mejor rotación habían tenido.
4. Porcentaje de merma aceptable, a mayor volumen de compra es más probable que en el camino exista merma, y sobre todo cuando se trate de materias primas. Es común que al término de determinado periodo, el proveedor esté dispuesto a reembolsar cierto monto de la compra debido a la merma que pudiera existir, en mi experiencia el porcentaje de merma pudiera ser hasta un 2% de la compra, pero puede variar por mercado.

Ejemplo:
En la compañía no existían contratos de “exclusividad” donde debíamos comprar productos a solamente un proveedor, así que decidimos dividir el riesgo comprando el X% de los videojuegos a la compañía “A” y el otro X% a la compañía “B”. El mercado de los videojuegos estaba creciendo rápidamente en aquel tiempo y ambos proveedores querían ganar el mayor porcentaje de penentración de mercado, nosotros vimos esa oportunidad así que nos sentamos en la mesa con cada uno de los proveedores y negociamos un contrato de exclusividad por aquel año, a cambio de un “bono” de fin de año.

Pusimos dos beneficios en la mesa y a cambio solicitamos un “premio” al final del año:

a) Comprar solamente a 1 proveedor.
b) Llegar a determinado volumen de compra.
c) Las dos a cambio de un bono o “rebate” en diciembre de aquel año.

Cerramos el mejor monto de bono para nosotros con e proveedor “A”, decidimos comprar solamente a ese distribuidor y nos enfocamos en mejorar nuestra logistica y promoción para tener mejores ventas. A final del año cumplimos los puntos A y B, así que el C iba a ser nuestro “aguinaldo” de fin de año.

Terminamos con un resultado anual 10% mejor al esperado. Gracias a eso el proveedor se convirtió en el líder de su categoría y la compañía creció significativamente en penetración de mercado aquel año.

– Que el “mercado objetivo” del proveedor sea tu negocio.

Inicialmente esto es parte del proceso de selección de tu proveedor, debemos asegurarnos que nuestro negocio sea de interés para el proveedor, o de lo contrario el proceso de compra será doloroso, el proveedor le dará muy poco interés a la cuenta de tu negocio y tendrás que invertir tiempo extra para que puedas ser atendido.

Cuando era ejecutivo negociaba cantidades importantes de compra, al convertirme en emprendedor, mi poder de compra se vio ridículamente afectado, por razones evidentes. En un principio intenté mantener relación con los proveedores que me vendían antes, con el tiempo me di cuenta que a pesar de la “excelente relación” que tenía con ellos, el presupuesto de compra que manejaba dejó de ser atractivo para estos proveedores acostumbrados a altos volúmenes de compra.

Es mejor tener negociación con proveedores que estén habituados a tus volúmenes de compra.

– Procura siempre cumplir lo que prometes.

Esta es una herramienta de compra muy fuerte, pues aquí también está en juego tu reputación. No es fácil cumplir lo que prometes el 100% de las veces, el truco radica en cómo puedes compensar a tu proveedor cuando incurres en alguna falla, porque mantener la relación de manera cordial logrará obtener mejores negociaciones a lo largo del tiempo.

Por otro lado, también es útil ser formal de manera regular. Atiende a tus proveedores en el momento acordado, responde los mails en un máximo de 24 horas después de haberlos recibido.

Cuando era comprador procuraba todo este tipo de formalidades, sobre todo cumplía lo que prometía. El resultado era que los proveedores preferían ofrecer primero a nuestra compañía sus mejores promociones de marketing, antes que al resto porque sabían que nosotros éramos los que respondían más rápido, convirtiendo de esta manera la formalidad y sobre todo el cumplir nuestras promesas en ventaja competitiva.

– Aléjate de lo convencional negociando con términos inesperados y atractivos.

Es común que existan ciertos estándares para cada industria en cuanto a términos de negociación se refiere. Una
vez que recibas los términos propuestos por la parte vendedora, sugiero que busques algunas otras alternativas, en especial algo más que pueda ser interesante tu proveedor, para que tú lo ofrezcas a cambio de que logres algo más para ti.

Ejemplo:
En cierta ocasión deseábamos entrar a un centro comercial para vender nuestros productos. Inicialmente nos habían tomado la llamada y después parece que se perdió el interés del lado de la plaza. Dentro del acuerdo no se había solicitado algún tipo de bono, también llamado “guante”, para entrar a la plaza, nosotros analizamos el riesgo y decidimos ofrecer ese “guante” que no había sido solicitado. Después de un correo con ese ofrecimiento se retomó la negociación y pudimos entrar a la que ahora es una de nuestras plazas más importantes para el negocio.

Estas fueron algunas de las prácticas que más me han funcionado para lograr mejores términos por parte de nuestros proveedores, no quiere decir que son las únicas y mucho menos que esté descubriendo el hilo negro, pero sin duda considero que son las que mejor me han resultado en estos años como comprador y negociador.

Mucha gente todavía piensa que en una negociación es necesario que la otra parte gane menos para que nosotros ganemos más, este concepto es tan válido como un billete de siete pesos, sugiero siempre velar por los intereses de ambas partes.

¡A emprender se ha dicho!

Jorge

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Jorge Aguayo

 
Recomendador apasionado, me siento en la mesa donde me agarre el hambre, siempre esperando sea un lugar limpio, rico, justo y complaciente. Tengo 25 años de experiencia en operaciones y servicio al cliente. Este espacio existe para hacer valer los derechos del consumidor.